Cómo llenar los horarios vacíos de un complejo

Primero: cuáles son las horas muertas de verdad

"A la mañana está vacío" es una impresión, no un dato, y casi siempre es media verdad: lo que está vacío es el martes a las diez, no la mañana. La diferencia no es un detalle. Una promoción para toda la mañana regala descuento en los turnos que se vendían igual, y deja el martes como estaba.

Lo que hace falta es una semana entera, anotada hora por hora y cancha por cancha. Sirve un cuaderno. Lo que no sirve es el recuerdo, porque el recuerdo guarda los sábados llenos y no guarda los martes.

Después hay que separar dos cosas que se mezclan siempre: los días de semana y el fin de semana. Un complejo puede tener el sábado casi lleno y el miércoles casi vacío, y dar un promedio decente que no describe ninguno de los dos. La ocupación promedio es el número que menos te sirve de todos.

Si usás Vibe, el panel ya arma parte de eso: el mapa de calor cruza hora del día contra día de la semana y marca el pico, el calendario de reservas muestra el día cancha por cancha, y el reporte mensual abre las reservas y la plata por cancha. Nada de eso te dice qué hacer; te dice dónde mirar.

Qué hacer hoy: anotá una semana completa, hora por hora y cancha por cancha, y marcá las franjas que quedaron vacías. Esas franjas son el problema, no "la mañana".

Que se pueda reservar sin que nadie atienda

Una parte de los turnos vacíos no está vacía porque nadie los quiera: está vacía porque cuando alguien quiso reservarlos no había con quién hablar. El mensaje entra a las once de la noche, se contesta a las nueve de la mañana, y a las nueve de la mañana esa persona ya jugó en otro lado.

Qué proporción de reservas se pierde así no lo sabemos y no lo vamos a inventar: depende de tu complejo y de tu horario de atención. Lo que sí es medible, y en tu propio teléfono, es cuántos mensajes de reserva te entraron fuera del horario en el que contestás.

El mecanismo no tiene vuelta. Si hay una página donde se ve la grilla libre y se reserva sin esperar respuesta, la reserva entra a la hora que entra y el turno deja de depender de que vos estés despierto. El trabajo real no es el software: es que la grilla esté cargada de verdad, con los horarios y los precios al día. Una página que muestra libre un horario que no lo está hace más daño que no tener página.

Qué hacer hoy: contá en tu WhatsApp los mensajes de reserva que entraron fuera de tu horario de atención esta semana. Ese número es tuyo, es real, y es el tamaño de lo que estás perdiendo.

La seña es lo que separa un turno de un "te aviso"

Reservar sin pagar nada no cuesta nada, y lo que no cuesta nada se cancela sin avisar. El que puso plata se presenta. Esa es toda la función de la seña: no es financiamiento, es un filtro.

Y filtra en los dos sentidos. Al que iba a ir no lo espanta, porque ya pensaba pagar. Al que estaba tanteando lo saca de la grilla ahora, que es cuando todavía podés vender ese turno, en vez de a las ocho de la noche, cuando ya no se lo vendés a nadie.

En Vibe el complejo no paga abono. Al cliente que reserva se le suma un cargo de servicio del 7% sobre la seña, con un mínimo de $1.000: sobre una seña de $17.400 son $1.218, y los paga él, no vos. Se ve antes de pagar, no después. Si la reserva se cancela dentro de la ventana de cancelación que configuró el complejo, la seña se reembolsa automáticamente por MercadoPago y el cargo de servicio se devuelve junto con ella.

Aparte está la comisión de MercadoPago, que esa sí la paga el complejo: se descuenta de la seña antes de que el dinero llegue a tu cuenta, y va entre 1,47% y 6,60% más IVA según tu provincia y el plazo de acreditación que elijas. La tabla completa está en cuánto cobra MercadoPago por una seña.

Qué hacer hoy: definí un porcentaje de seña y una ventana de cancelación, y escribilos en el mismo lugar donde la gente reserva. Una regla escrita se discute mucho menos que una regla que hay que explicar por teléfono cada vez.

Dónde te tienen que encontrar

El que busca cancha un viernes a la tarde no entra a tu web: busca en Google, mira Instagram o manda un WhatsApp. En esos tres lugares tiene que estar el mismo link, y tiene que llevar a la grilla donde se reserva, no a una portada.

• La ficha de Google de tu complejo. Es lo que aparece cuando alguien busca canchas más el nombre del barrio, y suele estar cargada a medias: sin horarios, sin fotos y con el teléfono como único contacto. El campo del sitio web tiene que apuntar a donde se reserva.
• La bio de Instagram. Un link, el de reservar. Si hay cinco, el que importa se pierde; y si el único llamado a la acción es "mandanos un DM", volviste a depender de que alguien conteste.
• El WhatsApp del complejo. El mensaje automático de bienvenida es el lugar más barato que existe para poner el link: contesta solo, a cualquier hora, y le contesta a alguien que ya te está escribiendo.
• El mismo link en los tres. Si Google, Instagram y WhatsApp llevan a tres lugares distintos, vos no sabés cuál funciona y el que reserva no sabe cuál es el oficial.
• Qué hacer hoy: abrí los tres y fijate si llevan al mismo lado. El que no tenga link es, hoy, el que te está mandando la gente al teléfono.

Los que ya vinieron son los más baratos de traer

Conseguir un cliente nuevo cuesta plata o cuesta tiempo. Volver a traer a uno que ya jugó en tu cancha, que sabe dónde queda y cuánto sale, cuesta un mensaje.

La lista ya la tenés, aunque esté repartida entre el cuaderno y el historial de WhatsApp. Lo que falta es ordenarla en tres montones: el que viene todas las semanas, el que vino varias veces y hace rato que no aparece, y el que reservó y no se presentó. Son tres conversaciones distintas y merecen tres mensajes distintos.

Al habitué no hay que venderle nada: hay que ofrecerle el turno fijo. Al que dejó de venir se le escribe una vez, sin promoción, preguntando si pasó algo, y la respuesta suele explicar algo de tu complejo que no sabías. Al que no se presentó se le pide seña la próxima vez, y listo.

En Vibe la ficha de cada cliente guarda sus reservas, sus ausencias y su asistencia, y el panel separa a los nuevos de los recurrentes y muestra los que más vienen. Sin Vibe, la misma información está en tu cuaderno: da más trabajo sacarla, no es imposible.

Si estás evaluando con qué herramienta hacer todo esto, los dos modelos de precio que hay en Argentina están abiertos con números en cuánto cuesta un sistema de reservas para canchas.

Qué hacer hoy: sacá de tu historial los clientes que venían seguido y hace rato que no aparecen, y escribiles uno por uno. Sin lista de difusión: un mensaje reenviado se nota y no se contesta.

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